董事會怎麼開、股東會議程怎麼排、表決權怎麼算,平常看起來只是形式,尤其對新創和中小企業來說,公司治理好像是上市櫃公司才需要操心的事(真的如此嗎?)。直到遇上經營權爭奪、股東突襲提案、董監改選角力,才會發現這些程序細節,就是誰能合法掌控公司的分水嶺。
人的管理也一樣。勞動契約、工作規則、內稽內控、性平與職場霸凌處理制度(職安法已經修法),平常建好,風險來的時候接得住;臨時才補,補的速度追不上爭議發生的速度。這些制度平時不會替公司賺錢,出事的時候決定你要付出多少代價。
召集程序、表決方式、利益迴避只要有瑕疵,就是留在那裡的把柄。哪天有股東不滿,可以據此訴請法院撤銷決議或確認決議無效,你辛苦通過的增資案、改選案一夕作廢,連帶影響後面已經談好的投資、銀行往來或合作案。
經營權的攻防,多半發生在程序裡。議事規則、表決權計算、股東提案權的門檻與審查、董監候選人提名的時程,平常沒有佈好,臨場只能照對方的節奏走。
勞動法規這幾年修得頻繁,過時的契約與工作規則不只保護不了公司,在勞資爭議裡還可能被引用成對公司不利的依據。更常遇到的情況是當初根本沒簽、或簽了沒留下送達與公告紀錄,爭議發生時各說各話。
處理流程只要不符法令,原本單純的個案會升級成裁罰、訴訟,甚至變成對外的商譽事件。而接到申訴卻沒有啟動程序,本身就是獨立的違法事由,不必等調查結果出來。
議程設計、召集通知、表決方式與迴避事項的事前審查,出席與表決權數試算,會議紀錄與議事錄製作,讓決議站得住腳。
章程、議事規則、董事會與股東會議事手冊、董監事職權規範的建置與更新,把治理規則寫成平時可依循、攻防時援引得到的文件。
內部稽核與內部控制制度的設計、權限分層與簽核流程規劃、既有制度的檢視更新,把風險管理放進日常作業裡。
勞動契約、工作規則、人事規章的撰擬與更新,包含保密、競業限制、離職程序與離職切結的事前約定(沒有事前約定,離職當下很難要求員工配合簽署)。
爭議發生時的應對方案、勞檢與調解程序的出席與陳述、和解條件設計,必要時銜接後續訴訟。
申訴管道、調查程序、調查小組組成與紀錄格式的建置,以及個案發生時的調查協助與後續處置建議。
一家股份有限公司先前從未開過董事會,全部都是便宜行事的討論作法。直到某共同創辦人和創辦人理念不合產生經營權爭議,以致於開始爭執創辦人(負責人)未盡忠實義務及公司治理責任,進而控訴背信等犯罪,實際是要求股份轉讓;本事件在我們處理後,一併指控同為董事之該共同創辦人也有對應責任,並且有其他犯罪行為,最終以平等方式溝通處理,達到當事人的期待。
「我們協助盤點程序瑕疵的範圍,也重新補正程序並另行召集會議,把爭議收在可控的範圍內。」
程序上的小疏漏之所以危險,在於對方不必證明決議的內容有什麼問題,光憑程序就能把整件事打回原點。
法律與管理雙視角。
陳全正律師本身也是企業經營者,並有政大EMBA碩士背景,看公司治理除了條文合不合規,更看制度能不能在你的組織裡真的運作起來、在關鍵時刻派得上用場。
從日常治理到經營權攻防,同一組人接到底。
平常替你把議事規則、董監職權、人事制度的地基打穩;真的遇到經營權爭奪、股東訴訟或勞資爭議時,這些平日佈好的文件,就是你手上最實在的籌碼。
公司治理平常最容易被當成應付主管機關的文書作業,做完歸檔,沒人再看第二眼。等到對手已經串連好提案、發動突襲,你才回頭翻章程、查表決權怎麼算,能用的工具就只剩下當初寫進去的那幾條。這些文件平時看不出價值,真的用到的那天,決定的是誰說了算。